Office 365 ist ideal zur Zusammenarbeit an Dokumenten dank individuell konfigurierbaren Freigabe-Optionen in Microsoft Word 2016 und Word Online

Datenfreigabe, -erstellung und –nutzung seitens Ihres gesamten Teams in Echtzeit war noch nie so komfortabel und auch noch nie so sicher.

Endlich ist es möglich, unbesorgt und problemlos innerhalb eines Teams an einem gemeinsamen Dokument in Echtzeit arbeiten zu können: Die gemeinsame Dokumentenerstellung des neuen Microsoft Office 2016 macht es möglich! Auch werden allen berechtigten Benutzern alle vorgenommenen Änderungen direkt angezeigt, was sowohl die Motivation als auch die Produktivität Ihrer Mitarbeiter enorm steigern dürfte.

Alles, was Sie tun müssen, ist die betreffenden Dokumente zuerst auf OneDrive oder SharePoint online zu speichern, damit alle von Ihnen eingeladenen Personen mit z.B. Word 2016 oder Word Online diese daraufhin öffnen und „live“ editieren können. Natürlich können Sie, während die jeweiligen Mitarbeiter auf die Dateien zugreifen, mit Ihnen etwa über Skype for Business chatten, um jederzeit Fragen beantworten und Hilfestellung zum Projekt geben zu können. Dies kurbelt die Produktivität des Teams an.

ANLEITUNG:


So können Sie und Ihre Mitarbeiter ein Dokument zwecks Zusammenarbeit online speichern:

1.             Wählen Sie oben rechts im Menü über der Stichwortsuche die Schaltfläche „Freigeben“ und daraufhin „In der Cloud speichern“.

2.             Nun wählen Sie den Speicherort, in diesem Fall entweder „OneDrive“ oder „SharePoint“, legen Sie gegebenenfalls einen neuen Ordner an
                oder verwenden Sie einen bestehenden Ordner und speichern Sie diese Speicherort-Einstellungen. Diesen Schritt müssen Sie übrigens 
                für jedes Dokument nur einmal machen, danach kann die Datei über den Menüpunkt „Speichern“ immer darunter gesichert werden und der
                Ort wird vorgemerkt.

Sie sollten den Bereich der Schaltfläche „Freigeben“ nun definieren und für Ihre Teamarbeit passend einrichten.

-               Laden Sie erforderliche Personen direkt über Word 2016 mit einem Link zu dem jeweiligen Dokument ein, indem Sie die E-Mail Adressen
                dieser Personen im Feld „Personen einladen“ hinzufügen, und per E-Mail erhalten alle Empfänger mit einem einzigen Klick Zugang zum
                Dokument. Sie können auch eine Nachricht anfügen.
-               Die Berechtigungen stellen Sie auf „Kann bearbeiten“, damit Ihre Mitarbeiter alle benötigten Lese- und Schreibrechte haben, um aktiv
                mitwirken zu können.
-               Ganz wichtig ist, dass Sie die Option „Änderungen automatisch teilen“ entweder auf „Mich fragen“ oder auf „Immer“ festlegen, je
                nachdem, was Ihnen mehr zusagt.

                Immer = Änderungen anderer Personen am Dokument werden immer sofort angezeigt, wenn Sie diese Einstellung verwenden.

                Mich fragen = Wenn Sie von Word gefragt werden, ob Sie Ihre Änderungen automatisch in Echtzeit teilen möchten, klicken Sie auf „Ja
                um das automatische Teilen immer zuzulassen. Das Kontrollkästchen „Diese Meldung nicht mehr anzeigen“ können Sie deaktivieren,
                wenn Sie diese Entscheidung später flexibel an- und ausschalten können möchten.

                Nie = Mit dieser Auswahl entscheiden Sie sich für dieses und alle anderen Dokumente gegen das Teilen Ihrer Änderungen in Word und
                gegen die gemeinsame Dokumentenbearbeitung. Nur Sie sehen Ihre Änderungen und diese werden erst sichtbar, wenn Sie das Dokument
                wieder an seinem Online-Speicherort gespeichert haben. Sie können keine Änderungen anderer Benutzer sehen, allerdings erhalten Sie
                die Benachrichtigungen, welche User sich ebenfalls in diesem Dokument befinden.

Anschließend betätigen Sie die Schaltfläche „Freigeben“, um diese Einstellung geltend festzulegen.


Alternativ können Sie erforderliche Personen auch selbst einladen. Hierzu nutzen Sie die Option „Einen Freigabelink abrufen“ unter „Freigeben“ und fügen dann diesen erscheinenden Link per Copy and Paste ganz einfach in eine E-Mail oder Chat- Benachrichtigung ein, wie zum Beispiel mit Skype for Business.

Wenn alles optimal konfiguriert ist, kann mit der Zusammenarbeit an einem Dokument begonnen werden:

1.             Öffnen Sie das entsprechende Dokument wahlweise in Word 2016 oder Word Online.
2.             Hier erscheint auch nochmal ein Dialog-Fenster seitens des Programms, falls Sie zu diesem Zeitpunkt noch nicht zugestimmt haben,
                dass andere Benutzer Ihre Änderungen anzeigen können. Klicken Sie auf „Ja“, damit auch die von Ihnen editierten Bearbeitungsschritte
                fortan automatisch geteilt werden.

Folgt nun ein eingeladener Anwender dem von Ihnen gesendeten Link, wird Ihr Dokument in Word 2016 oder Word Online auf dem Gerät des Users geöffnet und mitsamt aller, auch Ihrer jüngsten Änderungen angezeigt. So bekommen alle Anwender, die zugestimmt haben, dass alle Änderungen automatisch geteilt werden, diese in Echtzeit angezeigt und können auf dem Bildschirm jegliche Operationen „live“ verfolgen. Durch definierte Farbkennzeichnungen jedes Benutzers ist jederzeit auf den ersten Blick ersichtlich, an welchen Stellen im Dokument jede Person arbeitet oder gearbeitet hat. Word benachrichtigt Sie übrigens immer, wenn Personen das Dokument öffnen oder wieder verlassen.


Via Skype for Business können Sie auch sofort einen Chat mit den Personen beginnen, die im Dokument editieren – hierzu lässt sich ein Fenster mit der Sofort-Chat-Meldung erstellen, das unmittelbar beim entsprechenden User aufklappt. Ebenso können Sie mit der Schaltfläche „Skype for Business“ eine Gruppen-Kommunikation starten, um mit allen Anwendern des Dokumentes gleichzeitig für alle im Chat befindlichen Mitarbeiter parallel schreiben zu können.

Es ist auch möglich, schriftliche Kommentare hinzuzufügen und anzuzeigen sowie nach Bedarf auch als erledigt zu kennzeichnen, zu editieren und wieder zu löschen. Gehen Sie dafür im Menüpunkt einfach auf „Kommentare“.

Im Reiter „Aktivität“ bzw. Dokumentenaktivität können Sie sich die vollständige Liste aller bisher vorgenommenen Änderungen anzeigen lassen und sehen außerdem, wer welche Änderung getätigt hat. Dort haben Sie auch die Möglichkeit, auf frühere Versionen dieses Dokumentes zuzugreifen. Eine Versionierung mit Rollback Funktion schütz alle an einem Dokument arbeitenden Mitarbeiter vor katastrophalen Fehlern.

Beachten Sie unbedingt: Jede Einstellung unter „Einstellungen“ wirkt sich auf die Konfiguration von Word aus und nicht nur auf das Dokument, in dem Sie arbeiten. Wenn Sie Einstellungen ändern möchten, wechseln Sie zu „Datei -> Optionen -> Allgemein -> Optionen für die Zusammenarbeit“.

Sie möchten mehr Informationen zu Office 365 erhalten? Sprechen Sie uns an per E-Mail unter vertrieb@megasoft.de .

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