Wie Office 365 mich überzeugt hat

Im Bereich der Office-Kommunikation habe ich lange nach einer möglichst flexiblen und zugleich komfortablen Lösung gesucht. Als dann vor wenigen Wochen die brandneue Software-as-a-Service Lösung (SaaS) von Microsoft auf den Markt kam, die für jede Unternehmensgröße ein lukratives Preismodell bietet, wollte ich natürlich mehr wissen.

Software as a Service, ein Teilbereich des Cloud Computings, basiert mit seinem Modell auf dem Grundsatz, dass die Software bei einem externen IT-Dienstleister betrieben und von Ihnen als Kunden als Dienstleistung genutzt werden kann. Wir als Firma erwerben die Software also nicht mehr im typischen Lizenzmodell, sondern mieten die Software je nach Bedarf jährlich oder monatlich.

Überschlägt man die laufenden Kosten, ist Office 365 ansprechend lukrativ, was es für auch geplante Investitionen sehr interessant macht. Mit den neuen Lizenzverträgen konnte ich bereits meine Anforderungen mit Microsoft Office 365 abbilden und über die flexiblen Verträge ans Firmen-Wachstum anpassen. Ebenso werden die Arbeitsabläufe und –prozesse hier im Unternehmen vereinfacht.

Kosten für manuelle Updates entfallen und Inkompatibilitäten verschiedener Versionen werden von vorne herein ausgeschlossen. Neue Funktionalitäten werden automatisch ergänzt und erfordern nicht mehr den Zugriff auf jeden einzelnen Client, wie es bei manuell gesteuerten Installationen früher der Fall war.

Durch die Integration von Cloud-Funktionalitäten können wir über alle Plattformen hinweg auf unsere Daten zugreifen. Der gemeinsame Zugriff auf Dokumente in Echtzeit beschleunigt die Zusammenarbeit in unserem Team und spart viel Aufwand in der Abstimmung von Projekten. Nicht nur unsere Daten, sondern auch Microsoft Office 365 selbst ist überall verfügbar. Über die mobilen Apps können wir von überall eigene Dokumente abrufen und auch über Smartphones oder Tablets schnell und unkompliziert bearbeiten. Dieses geräteübergreifende Konzept erlaubt es allen meinen Kollegen, die Arbeit an einem Dokument auch auf einem anderen Gerät an der gleichen Stelle fortzuführen. Ohne Aufwand stehen Dokumente, E-Mail, Kontakte und Kalender jederzeit und überall zur Verfügung.

Cloud-basiertes Arbeiten mit Microsoft Office 365 empfinde ich als äußerst komfortabel, denn es zeichnet sich durch ein Höchstmaß an Sicherheit aus und bietet eine Verfügbarkeit von über 99,9 Prozent. Außerdem ist der Aufwand für Sicherheitskomponenten beim Spam-Schutz, der Phishing-Vorbeugung und anderen externen Bedrohungen sehr gering, da diese Funktionen bereits in Microsoft Office 365 integriert sind und über das Deutsche Rechenzentrum automatisiert ablaufen.

Grundsätzliche Unterscheidungen der vielzähligen, auf die für Unternehmen bzw. Szenarien zugeschnittenen Pläne sind, ob die aktuellen Microsoft Office 2016-Anwendungen genutzt werden oder nur die Online-Dienste wie Exchange Online, OneDrive for Business und Skype for Business. Somit zahlen wir nur für Funktionen, die wir auch wirklich nutzen.

Die Kombination der Faktoren des Sparpotentials, der Kostenkontrolle sowie der Investitionssicherheit sind fundierte Gründe, die, gepaart mit stets aktuellen Technologien, Mobilität, Hochverfügbarkeit und Sicherheit sehr viele interessante Vorteile ergeben, die mich und meine Kollegen einfach überzeugt haben.

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