Längst hat es sich als Standard-Kommunikationsmedium vor allem im beruflichen Zusammenhang etabliert, E-Mail fast täglich zur Korrespondenz mit Kunden, Kollegen und Vorgesetzten einzusetzen. Gleichzeitig verkörpert das E-Mail-Postfach im Unternehmen aufgrund seiner Nachhaltigkeit eine der umfassendsten Informationsressourcen für jeden Mitarbeiter. Dadurch werden E-Mails über viele Jahre gespeichert und gelten als durchsuchbare Wissenssammlung, welche über viele Jahre lang jeden Tag mitwächst. Für den Unternehmenserfolg ist es also entscheidend, wie zuverlässig diese Daten erhalten bleiben. Allerdings sind die E-Mail-Systeme in der Regel gar nicht für so gewaltig große Datenmengen ausgelegt.
Der Gesetzgeber hat es bisher versäumt, für Unternehmen und die öffentliche Verwaltung die Rechtsgrundlagen für die E-Mail-Archivierung zu vereinheitlichen. Was für die Post gilt, ist für E-Mail ebenso wichtig. Bei der täglichen regen E-Mail-Kommunikation und den etlichen Dateianhängen kommen einige E-Mail-Systeme an Leistungsgrenzen. Die Accounts pro Arbeitsplatz erreichen mittlerweile beachtliche Größen. Bislang wurden all diese Mails im Rahmen der Datenarchivierung mitgespeichert, um generell Systemausfällen vorzubeugen. Dabei wurden jedoch jedes Jahr riesige Datenmengen gesichert, die eigentlich nicht verändert wurden; hinsichtlich der umstrittenen privaten E-Mail-Nutzung am Arbeitsplatz wird dieses Problem sogar noch größer und unübersichtlicher. Aus diesem Grund ist es für Unternehmen und Behörden sinnvoll, „alte“ E-Mails in einem Archivierungssystem gesondert zu sichern, um das E-Mail-System geordnet zu gestalten sowie um das Volumen der jeweiligen Backups zu entlasten.